El email se ha convertido en una herramienta de trabajo escencial para muchos de nosotros, desgraciadamente. Si, digo desgraciadamente porque desde el momento en que empezó a formar parte de nuestra jornada laboral como algo cotidiano, hace desgraciadamente ya mucho tiempo para muchos, esta se ha incrementado en horas, y sobre todo nuestro nivel de estrés se ha ido por las nubes.
Un trabajador de oficina americano mira una media de 50 veces el correo electrónico en su jornada laboral, envía o recibe unos 80 correos al día, y visita más de 40 sitios web” (Tim Shipman, The Telegraph).
Ahí tienes unos consejos fundamentales para no volverte loco gracias a tu email. Léelas y síguelas al pie de la letra:
1.- Comienza la jornada limpiando el email. Lo primero es limpiar el buzón al máximo, tirando los mensajes a paladas, no de uno en uno. La experiencia nos hace saber cuales de ellos nos merece la pena leer y cuales serán inútiles, bromas, spam, o similares. A la basura con todos estos, sin abrir.
2.- Elimina la alarma, es la principal fuente de ansiedad, y te incita a volver al correo en el momento de escucharla.
3.- Márcate unas horas en la jornada en las que atenderás el correo. Sabes cuantas veces necesitas hacerlo en función de la frecuencia de recepción de emails. No puedes estar mirando cada 5 minutos si entra algo, nada se arreglará tampoco en una hora, para eso están los teléfonos.
4.- Responde pronto los correos que recibas y que decides no eliminar. No crees una carpeta de trabajo pendiente o similar, esto te generará un estrés motivado por una tarea pendiente de realizar.
5.- Escribe clara, correcta, y concretamente. La mayoria de los correos que recibimos los malinterpretamos por no seguir esta regla, y generan un continuo tráfico de aclaración, que además de hacerte perder tiempo es inútil. Escribe frases cortas y claras, y antes de enviar, reléelo.
6.- Emociones fuera. El correo no es para expresar emociones, es mal medio para ironías y dobles sentidos. Si quieres liarla en la empresa escribe de emociones personales o críticas, y el éxito es garantizado. Además queda escrito, y antes o después te jugará una mala pasada.
7.- Evita los adjuntos si no son necesarios. Aunque es verdad que un adjunto se abre con sólo clic, hay que esperar que se abran, y transmiten sensación de sorpresa y ansia mientras esperamos. Esto genera estrés. Todo lo que puedas incluir en el mismo correo debe ir sobre el mismo correo.
8.- Corta las cadenas. No rebotes, ni reproduzcas las supuestas cadenas de cualquier tipo que se trate. Todas son spam para controlar direcciones de email, tu correo quedará al final en muchos buzones que no deseas, y terminarás con el buzón lleno de spam. Recuerda la regla primera, antes de empezar limpieza a fondo.
9.- No olvides que existen el teléfono y el rato del café. Muchas cosas se resuelven mucho antes con una llamada o una pequeña conversación que cruzando emails con otra persona. Es más fácil escuchando al otro llegar a un acuerdo.
10.- Lo último del día antes de salir, volver a limpiar el buzón. Recuerda que mañana por la mañana vas a empezar el día con otro limpiado, será un pequeño paso que tengas adelantado.
En fin, ahí tienes esos consejillos, seguro que te van a hacer la vida un poco más fácil en la oficina, y más aún en casa si eres de los que te llevas el portátil.
¿Tienes alguna otra propuesta?.
